בסרטון שלפניכם מוצג כיצד ניתן לפתוח פנייה במערכת כאשר הפונה קיים במערכת.

1. יש ללחוץ על לחצן פניה חדשה במסך הבית, במסך הבא שיופיע לפניכם  בחלון איתור הפונה ניתן להקליד פרט מזהה של הפונה בכל אחד מהשדות או  לחילופין בשדה אחד מתוך המוצג . לדוגמה מספר הטלפון של הפונה, שם פרטי ויכו',  לאחר שהקלדנו את אחד הפרטים נלחץ על לחצן חפש.
2.  לאחר לחיצה על לחצן חפש תציג לנו המערכת את התוצאות בטבלה של תוצאות החיפוש, במידה והפונה אותו אנו מחפשים מופיע בטבלה יש לבחור את הפונה המתאים, לאחר מכן תעברו ישירות אל מסך פתיחת פניה כאשר הפניה תפתח תחת הזהות של הפונה הנבחר. 
3.  במסך פתיחת הפניה נזין את הנתונים באופן הבא: 
   1.  שדה תיאור הפניה: בחלון זה נקליד את תיאור המפגע כפי שנמסר לנו על ידי הפונה זהוא שדה טקבט חופשי. 
   2. שדה סוג הפניה :  זהוא שדה בחירה לסיווג סוג הפניה ישנו סוג ברירת מחדל אך עם זאת ניתן ללחוץ על שדה זה ולבחור סוג פניה אחר.
   3.  שדה מקור הפניה: זהוא שדה בחירה בו ניתן לבחור מה המקור של הפנייה (וואטסאפ,מוקד, ויכו')
   4.  שדה אתר/מוסד: זהוא שדה בחירה בו ניתן לבחור את המיקום של המפגע
   5. שדה יישוב: זהוא שדה בחירה בו ניתן לבחור את כתובת המפגע בשדה זה יופיע רשימת הישובים הנמצאים במערכת ושייכים לאיזור הרשות
   6. שדה רחוב: זהוא שדה בחירה בו ניתן לבחור את כתובת המפגע בשדה זה יופיע רשימת הרחובות הנמצאים במערכת ושייכים לאיזור הרשות
   7. שדה מספר בית: זהוא שדה טקסט חופשי בו ניתן לכתוב את מספר הבית של המפגע
   8. שדה חובה לצרף תמונה בעת סגירה- כפתור זה יגרום לכך שלא ניתן יהי לסגור את הפנייה ללא צירוף תמונה .
   9. שדה מנהל:  במערכות שקיימים מנהלים מטרת המנהל לבצע חלוקה של המערכת לחלקים נפרדים לניהול פניות נפרדות 
   10. שדה נושא: זהוא שדה בחירה בו ניתן לבחור את הנושא של הפנייה לדוגמא: וטרינרית
   11. שדה נושא משנה: זהוא שדה בחירה בו ניתן לבחור את נושא המשנה של הפניה לדוגמא : חיסון כלבים
   12. שדה תת נושא משנה:זהוא שדה בחירה אופציונאלי (לא בכל הרשויות שדה זה יהיה קיים)
   13. שדה מטפלים: זהוא שדה בחירה כאשר נבחר נושא ונושא משנה הם יופיעו אוטומטית.
   14. שדה מטפלים נוספים: זהוא שדה בחירה שבו ניתן להוסיף מטפלים לפנייה בנוסף לאילו המתווספים בצורה אוטמטית.